Jak przechowywać dokumenty?

Dokumenty przechowywane w biurach powinny być odpowiednio zabezpieczone przed czynnikami zewnętrznymi oraz dostępem przez niepowołane osoby. Jak dobrać zatem odpowiednie szafy na dokumenty? Podpowiadamy, na co warto zwrócić szczególną uwagę!

W biurach przechowuje się wiele różnych dokumentów, między innymi są to różnego rodzaju faktury, rachunki, projekty, akta osobowe pracowników, gwarancje, dokumentację produktów, aby wspomnieć tylko o niektórych z nich. W zależności od tego, z jakiego rodzaju dokumentami mamy do czynienia, musimy zapewnić im odpowiednią ochronę.

W sklepach oferujących meble biurowe możemy znaleźć pełną paletę szaf na dokumenty. Jak jednak wybrać taką, która będzie najlepsza?

Szafy metalowe – lepsze od drewnianych

Gdy poszukiwana jest odpowiednia szafa na dokumenty do biura, warto postawić przede wszystkim na wytrzymałość i trwałość. Właśnie dlatego rekomenduje się wybranie szaf metalowych zamiast szaf drewnianych lub wykonanych z płyt meblowych.

Szafy metalowe zapewniają lepszą odporność na czynniki zewnętrzne, w tym na uszkodzenia mechaniczne oraz na wilgoć. Wykonane z odpowiednio grubej blachy skutecznie chronią znajdujące się wewnątrz dokumenty oraz inne przedmioty używane w biurze.

Szafa zamykana – skuteczne zabezpieczenie wnętrza

Także wtedy, gdy zależy nam na skutecznej ochronie dokumentacji i innych przedmiotów, powinniśmy zdecydować się na szafę zamykaną. Najwygodniejsza w obsłudze będzie szafa dwudrzwiowa o szerokim kącie otwierania drzwi pozwalającym na uzyskanie swobodnego dostępu do jej wnętrza.

Oczywiście, aby szafa na dokumenty była jeszcze bezpieczniejsza, powinna być wyposażona w zamek. Aktualnie stosuje się najczęściej zamki na klucz, ale możemy także spotkać się z szafami wyposażonymi w zamki szyfrowe – elektroniczne.

Szafa na dokumenty – bezklasowa czy z klasą?

Przede wszystkim będziemy musieli odpowiedzieć sobie na pytanie, czy potrzebna będzie nam szafa na dokumenty posiadająca odpowiednią klasę czy też wystarczy model bezklasowy.

Szafy bezklasowe są polecane wtedy, gdy nie chcemy przechowywać w nich dokumentów wymagających szczególnej ochrony, a mianowicie dokumentów posiadających status „poufne”, „tajne” albo „ściśle tajne”. Wobec tego bezklasowa szafa na dokumenty sprawdzi się w większości przypadków na różnego rodzaju rachunki, akta, projekty i inne dokumenty.

Jeśli jednak musimy przechować w biurze dokumenty oznaczone jako „poufne”, „tajne” albo „ściśle tajne”, w takim przypadku będziemy musieli zakupić już odpowiednią szafę oznaczoną klasą.

Do dyspozycji mamy wtedy dwa rodzaje szaf na dokumenty, a mianowicie szafy MS oraz szafy SD, przy czym szafy SD mają jeszcze mocniejszą konstrukcję i nazywane są szafami pancernymi.

Szafy na dokumenty MS to:

  • klasa A – na dokumenty z klauzulą „poufne” np.
  • klasa B – na dokumenty o klauzuli „tajne”
  • klasa C – na dokumenty o klauzuli „ściśle tajne”

Szafy na dokumenty SD to:

  • klasa S1 – na dokumenty z klauzulą „tajne”
  • klasy S2 i 0 – na dokumenty z klauzulą „ściśle tajne”

Jeśli mamy trudności z dobraniem odpowiedniego rodzaju szafy na dokumenty, warto skonsultować się ze sprzedającym, który będzie mógł doradzić w doborze odpowiedniego modelu.

Podsumowanie

Do skorzystania ze swojej oferty zaprasza firma GAUDIA z Olsztyna, której specjalność to wysokiej jakości meble biurowe, w tym także szafy na dokumenty klasowe i bezklasowe. Zapraszamy do zapoznania się z pełną ofertą firmy zaprezentowaną dokładnie na jej stronie internetowej!